Una parte muy importante de mi experiencia laboral ha estado en proyectos de TI y Telecom, en la implantación de ERP, más específicamente, proyectos de SAP.
SAP R3 cubre todos los procesos de negocio de una empresa, desde la administración de los datos maestros de materiales, la entrada de pedidos hasta el pago de las facturas, ventas, compras, administración de los stocks, control de transporte, procesos administrativos y financieros, relación con bancos y sin olvidar todos los aspectos de administración de los recursos humanos. Por todo esto es su implementación puede a llegar a ser difícil para la organización que decide implantarlo.
Uno de las aspectos fundamentales al implantar un software de este tipo es que se han de realizar las mínimas modificaciones en la forma como el ERP trabaja, o sea, que la empresa se debe adaptar al ERP, y no él a la organización. Aquí está la clave para el éxito pues casi siempre el sistema actual que posee la empresa funciona y todos los que interactúan con él ya están acostumbrados y se sienten “cómodos” con en su operación. Siempre la implantación de un nuevo ERP produce cambios y sobre todo incertidumbre entre los usuarios. Dentro de la organización aparecerán los detractores y los que apoyan el proyecto, por lo que gestionar este “cambio” es muy importante y no se debe perder de vista.
En el proceso del cambio hay varias etapas:
ETAPA I (Preproyecto): Generar el cambio. La alta dirección siguiendo una estrategia ya ha decidido dar el paso del cambio, el consejo está convencido. En esta etapa es importante comenzar a generar la necesidad del cambio en toda la organización, hay que comenzar a “vender” el proyecto en la estructura.
ETAPA II (Implementación): Duda y desconfianza. Naturaleza humana: miedo a los desconocido. Hay que acabar con este miedo, es importante platicar y escuchar a las personas. Explicar una y otra vez las ventajas y lo bueno que para la organización y para los que trabajan en ella. Hay que involucrar a todos en el proceso de implementación, en la definición de los nuevos procesos de negocio, en las pruebas unitarias, en las pruebas integrales. Esto será muy importante pues los que intervienen verán funcionar el nuevo ERP y les dará confianza, la cual permearán al resto de la organización.
ETAPA III (Postproductivo): Desconcierto. Ya se está trabajando en el nuevo sistema, el viejo ya no existe. Las viejas y conocidas prácticas (buenas y malas) ya no sirven. Aquí escuché muchas veces “este sistema no sirve…”, ”SAP no funciona”, “yo lo dije…”. En esta etapa hay que apoyarse mucho en los consultores y en los usuarios claves. Aquí lo más importante es identificar muy rápido si es falta de capacitación o si es que algún proceso no quedó bien configurado y resolverlo. Es la fase más difícil para todos, puede llegar a durar unos cuantos meses.
ETAPA IV (Estabilización): Ya todos en la organización creen en el ERP, ya se ven los frutos y los logros para la organización. En esta etapa los que creyeron están orgullosos, los que no creyeron, muchos ya no están. Aquí es cuando se comienza a escuchar “esto es una maravilla..”, “yo lo dije..”.
Existen varias formas probadas para la gestión del cambio en la implementación de un proyecto de ERP, unas sencillas y otras más elaboradas, unas con esfuerzos propios y otras con consultores especializados, pero el común denominador en las exitosas son las que cumplen ,según mi experiencia, con tres aspectos fundamentales:
Alcance: toda la organización.